Máy photocopy có lưu lại được không? Những lưu ý cần biết

Hiện nay, do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, doanh nghiệp đang chuyển đổi từ việc sử dụng phương tiện truyền thống sang công nghệ số. Trước đây, hóa đơn thường được in trên giấy và gửi đến khách hàng, nhưng ngày nay, xu hướng chuyển sang hóa đơn điện tử đã giúp việc lưu trữ trở nên thuận tiện hơn và tiết kiệm chi phí mực in và giấy.

Hơn nữa, các tài liệu công ty cũng đang trải qua quá trình chuyển đổi thành các file mềm, được lưu trữ trên các thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại, máy tính cá nhân (PC) hoặc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Mặc dù việc chụp ảnh hoặc quét tài liệu có vẻ đơn giản, nhưng đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình lưu trữ là một thách thức. Để giải quyết vấn đề này, việc trang bị cho công ty một thiết bị có khả năng xử lý, lưu trữ, và gửi tài liệu một cách an toàn là một điều cần phải xem xét cẩn thận, ví dụ như sử dụng máy photocopy hiện đại.

Xem ngay: Mua máy photocopy ở đâu uy tín nhất

Dùng máy photocopy để lưu lại được không?

Công việc xử lý in, photocopy, và lưu trữ tài liệu thường đối mặt với những thách thức trong quản lý tài liệu, đặc biệt là khi cần phải tìm kiếm lại tài liệu, điều này thường mất điều khoản thời gian đáng kể.

Máy photocopy hiện đại mang đến nhiều tính năng hữu ích. Nếu bạn biết cách khai thác một cách hiệu quả các tính năng của thiết bị công nghệ này, công việc của bạn sẽ trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Ngoài việc in và photocopy, bạn còn có thể sử dụng tính năng scan trên máy photocopy để chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang các định dạng như PDF, Word, Excel… Điều này giúp lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, và bạn có thể gửi các tập tin trực tiếp cho khách hàng hoặc đồng nghiệp qua email.

Nếu tài liệu được lưu trữ trực tiếp trên các dịch vụ lưu trữ đám mây, máy tính cá nhân hoặc thiết bị di động, việc tìm kiếm và in tài liệu chỉ cần một thao tác đơn giản.

Một số máy photocopy còn được trang bị các khe cắm USB, thẻ SD, hoặc ổ cứng ngoại vi, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và in ấn tài liệu.

Khả năng lưu trữ đáng nể của máy photocopy

Để tối ưu hóa quá trình sao chép nhiều file tài liệu và giảm thiểu thao tác lấy dữ liệu, hầu hết các dòng máy photocopy hiện nay được trang bị bộ nhớ từ 512M đến 40GB. Khả năng lưu trữ lớn này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức, thúc đẩy hiệu suất làm việc với máy photocopy giá rẻ có công suất phù hợp.

Để sao chép tài liệu từ các ngày trước, chỉ cần kiểm tra lịch sử ổ cứng, thao tác này mất chưa đến 1 phút với việc nhấn nút trên màn hình cảm ứng, đơn giản và tiện lợi.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều trường hợp đã phải trả giá đắt do sự chủ quan và thiếu cảnh giác đề phòng khi sử dụng máy photocopy ở nơi công cộng hoặc quán kinh doanh vỉa hè. Do đó, cẩn trọng khi sao chép tài liệu là quan trọng. Để đảm bảo an toàn, tốt nhất là xóa dữ liệu trên ổ cứng sau khi sử dụng thông tin quan trọng. Điều này sẽ ngăn chặn rủi ro phát tán thông tin có thể gây hại cho cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn.

Tính năng bảo vệ tài liệu bằng máy photocopy

Lưu trữ tài liệu bằng file mềm trên không gian mạng, USB, thẻ SD mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng có nguy cơ hư hại và mất cắp dữ liệu. Phần mềm độc hại có thể xâm nhập vào máy photocopy, sao chép thông tin một cách bất hợp pháp từ các thiết bị khác như máy tính để bàn, USB, thẻ SD, gây hư hại tài liệu. Để đối mặt với rủi ro này, máy photocopy cần được trang bị tính năng bảo mật cao, như xác thực danh tính, giới hạn số lượng bản in, mã hóa dữ liệu, để đảm bảo an toàn cho tài liệu doanh nghiệp.

Hậu quả khó lường trong lưu trữ ổ cứng máy photocopy

Vấn đề xảy ra khi chủ quan về thao tác lưu trưc trên ổ cứng

Không có vấn đề gì nếu máy photocopy mini của cơ quan, công ty hoặc doanh nghiệp bạn hoạt động ổn định và chỉ lưu trữ tài liệu quan trọng nội bộ.

Tuy nhiên, điều này có thể trở thành một rủi ro lớn nếu những tài liệu này rơi vào tay của những người có ý đồ xấu. Thông tin từ các bản sao chứng minh nhân dân, tài khoản diễn đàn, hoặc các tài liệu liên quan đến sản phẩm chưa ra mắt có thể bị lợi dụng.

Hậu quả có thể là phá sản của công ty, sập website, hoặc thậm chí bạn có thể bị mất tiền từ tài khoản ngân hàng mà không hề hay biết.

Lưu ý khi lưu trữ trên ổ cứng máy photocopy

Địa chỉ sửa chữa máy photocopy uy tín nhanh chóng

Công ty Nam Long (chuyên cung cấp các sản phẩm máy in văn phòng) luôn có đội ngũ nhân viên kỹ thuật hỗ trợ sửa chữa tận nơi và nhiệt tình cho khách hàng khi gặp mọi vấn đề hư hỏng về máy photocopy.

Thông tin liên hệ với Công ty Nam Long:

Công ty TNHH-ĐT-TM-DV NAM LONG

• Địa chỉ: Số 1 Đường Phú Lợi, Khu phố 1, Phường Phú Lợi, TP Thủ Dầu Một, Tỉnh Tỉnh Bình Dương.
• Điện thoại: 0963 440 996
• Email: info@namlongbd.com.vn