Hướng dẫn tối ưu chi phí in ấn văn phòng khi dùng máy photocopy thuê

Chi phí in ấn văn phòng là một trong những khoản ngân sách thường xuyên mà mọi doanh nghiệp phải đối mặt. Nếu không kiểm soát tốt, khoản chi này có thể tăng gấp đôi, thậm chí gấp ba so với dự tính ban đầu. Một trong những giải pháp được nhiều công ty lựa chọn hiện nay chính là thuê máy photocopy thay vì mua mới.

Tuy nhiên, chỉ thuê máy thôi chưa đủ bạn cần có chiến lược tối ưu chi phí in ấn văn phòng khi dùng máy photocopy thuê. Trong bài viết này, Nam Long dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín tại Bình Dương sẽ chia sẻ những bí quyết tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng.

Chọn gói thuê máy photocopy phù hợp với nhu cầu

Một trong những sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là chọn gói thuê không phù hợp:

Thuê máy quá công suất so với nhu cầu → Gây lãng phí.

Thuê máy quá nhỏ → Dễ hỏng, phải nâng cấp tốn chi phí.

Giải pháp:

Tính toán số lượng bản in hàng tháng (ví dụ: < 10.000 bản, 20.000 bản, hay trên 50.000 bản).

Trao đổi với nhà cung cấp để chọn gói thuê tối ưu.

Ưu tiên chọn đơn vị cho phép điều chỉnh gói thuê linh hoạt khi nhu cầu thay đổi.

Đây là bước đầu tiên để tối ưu chi phí in ấn.

>> XEM THÊM: Cho thuê máy photocopy Bình Dương

Sử dụng dịch vụ bảo dưỡng định kỳ đi kèm

Khi thuê máy photocopy, hãy chắc chắn rằng dịch vụ bảo dưỡng được bao gồm trong hợp đồng. Điều này giúp:

Hạn chế hỏng hóc đột xuất gây phát sinh chi phí sửa chữa.

Giữ máy vận hành ổn định, tiết kiệm điện năng và mực in.

Tránh gián đoạn công việc, giảm chi phí cơ hội.

Dịch vụ bảo dưỡng chính là yếu tố giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí dài hạn.

Áp dụng in 2 mặt (duplex printing)

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua tính năng in 2 mặt tự động, dẫn đến lãng phí giấy gấp đôi.

In 2 mặt giúp tiết kiệm tới 40 – 50% chi phí giấy.

Giảm số lần mua giấy, giảm chi phí lưu trữ tài liệu.

Vừa tiết kiệm chi phí, vừa góp phần bảo vệ môi trường.

Hãy yêu cầu đơn vị cung cấp kích hoạt sẵn tính năng in 2 mặt cho doanh nghiệp bạn.

Kiểm soát quyền in và sử dụng mã PIN

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí in ấn tăng cao là in ấn không kiểm soát: nhân viên in tài liệu cá nhân, in nháp quá nhiều hoặc in nhầm.

Giải pháp tiết kiệm:

Thiết lập mã PIN hoặc tài khoản cá nhân để theo dõi lượng in của từng nhân viên.

Giới hạn số lượng bản in/tháng cho từng phòng ban.

Khuyến khích nhân viên in bản nháp trên PDF trước khi in chính thức.

Việc quản lý chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm 20 – 30% chi phí in ấn mỗi tháng.

Sử dụng mực và giấy in phù hợp

Nhiều doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm đã sử dụng mực kém chất lượng hoặc giấy quá mỏng, dẫn đến:

Máy dễ kẹt giấy, hư drum, phải thay linh kiện tốn kém.

Chất lượng in kém, gây ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp.

💡 Lời khuyên:

Dùng mực in chính hãng hoặc mực do đơn vị cho thuê cung cấp.

Chọn giấy A4/A3 đúng định lượng, tránh giấy quá mỏng (<70gsm).

👉 Sử dụng vật tư phù hợp giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa ngoài ý muốn.

>> XEM THÊM: So sánh thuê máy photocopy và mua máy mới: Doanh nghiệp nên chọn gì?

Tận dụng tính năng Scan thay vì in thừa

Thực tế, không phải tài liệu nào cũng cần in ra giấy. Việc in thừa vừa tốn giấy, vừa tăng chi phí lưu trữ.

Hãy tận dụng tính năng scan tài liệu lưu về email hoặc folder chung.

Chỉ in khi thực sự cần bản cứng.

Khuyến khích nhân viên sử dụng tài liệu điện tử thay vì bản in.

Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp hiện đại hóa văn phòng và giảm 30 – 40% chi phí giấy in.

Thống kê và phân tích chi phí in ấn hàng tháng

Để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần theo dõi và phân tích định kỳ:

Bao nhiêu bản in được thực hiện mỗi tháng?

Phòng ban nào in nhiều nhất?

Chi phí giấy, mực, bảo dưỡng chiếm bao nhiêu % tổng chi phí?

💡 Khi có số liệu rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng đưa ra chính sách quản lý in ấn hiệu quả hơn.

Mua máy mới vs thuê máy photocopy

💡 Nhìn vào bảng trên, dễ dàng thấy rằng:

Thuê máy photocopy giúp doanh nghiệp giảm chi phí ngay từ tháng đầu tiên.

Trong vòng 1 năm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm gần 20 triệu đồng. Chưa kể, thuê máy còn được bảo dưỡng định kỳ, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và không lo hỏng hóc phát sinh.

Lựa chọn đơn vị cho thuê uy tín có hợp đồng minh bạch

Cuối cùng, yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí chính là chọn đúng đơn vị cho thuê máy photocopy:

Hợp đồng rõ ràng: Giá thuê, số bản in miễn phí, phí phát sinh.

Bao gồm dịch vụ bảo dưỡng, thay thế linh kiện.

Có hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, không để gián đoạn công việc.

👉 Nam Long là một trong những đơn vị uy tín tại Bình Dương, luôn mang đến giải pháp in ấn tối ưu chi phí minh bạch chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

>> XEM THÊM: Lợi ích của dịch vụ bảo dưỡng khi thuê máy photocopy

Chi phí in ấn văn phòng có thể chiếm 5 – 10% ngân sách hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu biết cách tối ưu chi phí in ấn văn phòng khi dùng máy photocopy thuê, bạn hoàn toàn có thể giảm được 30 – 50% khoản chi này.

Nếu bạn muốn tối ưu chi phí in ấn văn phòng mà vẫn đảm bảo hiệu quả, hãy liên hệ ngay với Nam Long để được tư vấn giải pháp phù hợp:

📞 Hotline: 0963 440 966
🌐 Website: namlongbd.com.vn