So sánh thuê máy photocopy và mua máy mới: Doanh nghiệp nên chọn gì?

Bạn đang tìm so sánh thuê máy photocopy và mua máy mới để quyết định giải pháp in ấn cho công ty? Đây là quyết định tài chính và vận hành quan trọng ảnh hưởng đến vốn, hiệu suất, chi phí vận hành và độ linh hoạt của doanh nghiệp. Bài viết này phân tích chi tiết theo tiêu chí chi phí, hiệu suất, bảo trì, rủi ro và khuyến nghị cụ thể cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tại sao cần so sánh thuê máy photocopy và mua máy mới?

Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền (cashflow) và vốn đầu tư cố định của doanh nghiệp.

Nó quyết định ai chịu trách nhiệm bảo trì, thời gian chết (downtime) khi hỏng máy và chi phí tiêu hao (mực, giấy, linh kiện).

Với tốc độ thay đổi công nghệ nhanh, sự lựa chọn sai có thể khiến doanh nghiệp phải nâng cấp sớm và tốn kém.

>> XEM THÊM: Cho thuê máy photocopy Bình Dương

Tiêu chí so sánh chính

Chi phí đầu tư ban đầu (CAPEX) vs chi phí hoạt động (OPEX)

Khối lượng in ấn thực tế / nhu cầu theo tháng

Tần suất bảo dưỡng, hỗ trợ kỹ thuật

Tuổi thọ, khấu hao và giá trị thanh lý

Linh hoạt khi thay đổi nhu cầu (thuê dễ nâng cấp hơn)

Rủi ro kỹ thuật và trách nhiệm sửa chữa

Yếu tố thương hiệu / chất lượng in (màu vs đen trắng)

Giả định chi phí trong 36 tháng (3 năm)

Thuê máy: Đã bao gồm bảo trì, linh kiện, nhưng giới hạn số bản in/tháng.

Mua máy mới: Chi trả ban đầu cao, thêm chi phí vật tư + bảo trì hằng năm, sau 3 năm có giá trị thanh lý ~20%.

Tổng chi phí sau 3 năm

Doanh nghiệp nhỏ và vừa lợi hơn khi mua. Doanh nghiệp lớn thì thuê rẻ hơn trong 3 năm.

Chi phí tính trên mỗi trang in

Điểm hòa vốn (Break-even)

A. Nhỏ: ~17 tháng → Sau đó mua lợi hơn hẳn.

B. Vừa: ~29 tháng → Doanh nghiệp in nhiều nên càng về sau mua càng lợi.

C. Lớn: ~45 tháng (gần 4 năm) → Thuê vẫn tối ưu trong 3 năm đầu.

Kịch bản áp dụng thực tế

Doanh nghiệp nhỏ (A): Ngân sách hạn chế, nhu cầu in không quá cao → Nên mua máy để tiết kiệm lâu dài.

Doanh nghiệp vừa (B): Lượng in trung bình, có thể đầu tư ban đầu → Mua máy sẽ tối ưu chi phí.

Doanh nghiệp lớn (C): Nhu cầu in cực nhiều, rủi ro hỏng hóc cao → Thuê máy an toàn, giảm gánh nặng bảo trì.

Ưu nhược điểm thuê máy photocopy

Ưu điểm

Không cần vốn đầu tư lớn (bảo vệ dòng tiền).

Chi phí hàng tháng cố định dễ dự toán.

Bảo trì, thay mực, sửa chữa thường được nhà cung cấp chịu trách nhiệm.

Dễ nâng cấp hoặc đổi máy khi nhu cầu thay đổi.

Phù hợp cho doanh nghiệp mới, dự án ngắn hạn, văn phòng chi nhánh.

Nhược điểm

Chi phí cộng dồn lâu dài có thể cao nếu doanh nghiệp dùng lâu (tùy điều khoản).

Ít quyền sở hữu tài sản; ràng buộc hợp đồng ký thuê.

Một vài gói thuê giới hạn số bản in vượt mức có thể phát sinh phí cao.

>> XEM THÊM: Công Ty Cho Thuê Máy Photocopy Tại Bắc Tân Uyên Uy Tín

Ưu nhược điểm mua máy mới

Ưu điểm

Sở hữu tài sản không phụ thuộc hợp đồng thuê dài hạn.

Chi phí mỗi trang in có thể thấp hơn nếu khối lượng in lớn.

Kiểm soát hoàn toàn về sử dụng, cấu hình và lưu trữ dữ liệu.

Nhược điểm

Vốn đầu tư ban đầu lớn.

Tự chịu trách nhiệm bảo trì, thay mực và sửa chữa (nếu không có HĐ bảo hành mở rộng).

Công nghệ lỗi thời sau vài năm khả năng phải đầu tư nâng cấp.

Thanh khoản thấp: bán lại đôi khi mất giá nhiều.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê?

Vốn hạn chế, cần tiết kiệm tiền đầu tư ban đầu.

Nhu cầu không ổn định, cần linh hoạt tăng/giảm thiết bị theo mùa vụ.

Muốn giảm rủi ro bảo trì/sửa chữa, tập trung vào hoạt động chính.

Cần máy mới, công nghệ hiện đại mà không muốn trả toàn bộ chi phí mua.

Muốn dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, tránh downtime.

Khi nào doanh nghiệp nên mua?

Doanh nghiệp có khối lượng in rất lớn và ổn định trong dài hạn.

Muốn tận dụng ưu đãi thuế/khấu hao hoặc muốn có tài sản trên sổ sách.

Có đội ngũ IT/nhân viên chịu trách nhiệm bảo trì, sửa chữa.

Muốn tối ưu chi phí mỗi trang in trong dài hạn (>= 5 năm).

Lời khuyên thực tế làm sao để quyết định?

Tính kỹ Total Cost of Ownership (TCO) cho 3 – 5 năm: Cộng cả chi phí máy, mực, giấy, bảo trì, sửa chữa và downtime.

So sánh theo nhu cầu thực tế (bản in/tháng), đừng chọn máy chỉ vì thương hiệu.

Đàm phán hợp đồng thuê: cần rõ ràng về số bản in miễn phí, thời gian phản hồi kỹ thuật, điều kiện thay thế máy.

Yêu cầu báo cáo chi phí hoạt động từ nhà cung cấp để so sánh OPEX.

Đừng quên yếu tố phi tiền tệ: Thời gian chết, chất lượng in, bảo mật tài liệu và dịch vụ hậu mãi.

>> XEM THÊM: Cách lựa chọn máy photocopy phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Khuyến nghị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nếu bạn mới thành lập hoặc muốn tối ưu dòng tiền, ưu tiên thuê máy photocopy từ nhà cung cấp uy tín (ví dụ: Nam Long).

Nếu bạn có khối lượng in ổn định cao và khả năng đầu tư ban đầu, mua máy mới có thể là lựa chọn hợp lý sau khi so sánh TCO trên 5 năm.

Với khối lượng trung bình, cân nhắc hợp đồng thuê linh hoạt kèm điều khoản hoà vốn hoặc mua đứt sau 1 – 2 năm nếu thấy phù hợp.

Tại sao chọn dịch vụ thuê từ Nam Long

Gói thuê bắt đầu từ 500.000đ/tháng, nhiều lựa chọn phù hợp cho SMB.

Máy được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ giảm rủi ro downtime.

Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, minh bạch chi phí phát sinh.

Tư vấn chọn model theo đúng nhu cầu để tối ưu chi phí.

Việc so sánh thuê máy photocopy và mua máy mới không có công thức duy nhất cho mọi doanh nghiệp. Quyết định đúng đòi hỏi bạn phải đánh giá khối lượng in, khả năng tài chính, mức chịu rủi ro và mục tiêu dài hạn. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, giải pháp thuê thường mang lại tính linh hoạt, giảm rủi ro và bảo vệ dòng tiền đặc biệt khi bạn chưa thể dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai.

📞 Liên hệ ngay Nam Long để được tư vấn MIỄN PHÍ: 0963 440 966
🌐 namlongbd.com.vn